Essenszuschüsse und amtlicher Sachbezugswert
Arbeitgeber können arbeitstägliche Mahlzeiten, Essenmarken und vergleichbare Zuschüsse unter bestimmten Voraussetzungen mit dem amtlichen Sachbezugswert versteuern. Maßgeblich ist R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR. Die Regelung greift, wenn tatsächlich eine Mahlzeit abgegeben wird und der Arbeitnehmer pro Arbeitstag höchstens eine Essenmarke, einen Essensgutschein oder einen Restaurantscheck einlöst.
Der Verrechnungswert darf den amtlichen Sachbezugswert für eine Mittagsmahlzeit um höchstens 3,10 EUR übersteigen. Außerdem darf die Essenmarke nicht an Arbeitnehmer ausgegeben werden, die an dem betreffenden Tag eine Auswärtstätigkeit ausüben.
Die gleichen Grundsätze gelten für arbeitstägliche Mahlzeitenzuschüsse, wenn der Anspruch des Arbeitnehmers arbeitsvertraglich oder auf einer anderen arbeitsrechtlichen Grundlage festgelegt ist. Voraussetzung ist, dass der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt. Das ergibt sich aus dem BMF-Schreiben vom 18.1.2019, BStBl 2019 I S. 669.
Nach diesem Schreiben kann der Sachbezugswert auch angesetzt werden, wenn der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeitet oder als Teilzeitkraft beschäftigt ist. Das gilt auch dann, wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht. Ebenso bleibt die Bewertung möglich, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile einer Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen kauft.
Kauft der Arbeitnehmer am selben Tag zusätzliche Mahlzeiten auf Vorrat für andere Tage, gelten die darauf entfallenden Zuschüsse dagegen als Barlohn. Eine entsprechende Abgrenzung ist bei der lohnsteuerlichen Erfassung erforderlich.
Die Bayerische Finanzverwaltung hat mit Verfügung vom 13.05.2026, S 2334.1.1-43/10 St36, weitere Einzelfragen eingeordnet. Enthält ein Beleg neben der Mahlzeit zusätzliche Artikel, steht das der Bewertung nicht entgegen, wenn sich der Preis der Mahlzeit eindeutig bestimmen lässt. Der Zuschuss darf allerdings nur auf diesen tatsächlichen Mahlzeitenpreis entfallen.
Bei einer Sammelrechnung kann jeder Arbeitnehmer seinen eigenen Anteil am Gesamtbetrag ansetzen. Weitere Positionen auf dem Sammelbeleg verändern die Bewertung seines Anteils nicht. Verlangt der Arbeitgeber eine Zuzahlung, bleibt die Bewertung ebenfalls unverändert. Die Zuzahlung muss jedoch zutreffend erfasst werden.
Auch bei einer kurzen Auswärtstätigkeit kann der Sachbezugswert angewendet werden, wenn für den betreffenden Tag kein Anspruch auf die steuerfreie Verpflegungspauschale besteht. Sind Arbeitnehmer am selben Tag bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt, kann jeder Arbeitgeber die Regelung für sein eigenes Dienstverhältnis gesondert anwenden.
Eine vereinfachte Abwicklung sieht die sogenannte „15-er-Regelung“ vor. Bei durchschnittlich höchstens drei Abwesenheitstagen im Monat und höchstens 15 Essenmarken monatlich muss der Arbeitgeber die Abwesenheitstage nicht einzeln feststellen und die Zahl der Marken nicht anpassen.
Restaurantbesuche am Abend sind nicht von vornherein ausgeschlossen. Bei einer größeren Zahl von Arbeitnehmern kann außerdem eine stichprobenartige Kontrolle der Voraussetzungen zulässig sein. Die Prüfung muss regelmäßig erfolgen und dokumentiert werden.
Die Aufzeichnungen müssen im Lohnkonto geführt werden. Eine gesonderte Ausweisung des Sachbezugs in der Entgeltabrechnung ist nicht erforderlich.
Eine Umwandlung von Barlohn in Mahlzeiten, die mit dem Sachbezugswert bewertet werden, ist grundsätzlich möglich. Wird allerdings arbeitsvertraglich vereinbart, dass sich das laufende Gehalt um die Essenszuschüsse mindert, die der Arbeitgeber für den Vormonat gewährt hat, liegen insoweit keine Sachbezüge vor.
Für Essensautomaten sind zentrale Fragen noch nicht abschließend geklärt. Das betrifft sowohl die rechtliche Einordnung, etwa als Fremdkantine oder als Ausgabe von Essenmarken, als auch die Zuordnung zu Frühstück, Mittagessen oder Abendessen. Anrufungsauskünfte sollen hierzu vorerst zurückgestellt werden.