Abrechnung von Überstunden

Überstunden sind Arbeitszeiten, die über die individuell vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen. Mehrarbeit bezeichnet dagegen die Überschreitung der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen. Grundsätzlich werden Überstunden in dem Monat steuerlich und sozialversicherungsrechtlich abgerechnet, in dem sie geleistet wurden.

Da die Entgeltabrechnung häufig schon während des Monats erfolgt, werden zusätzliche Stunden oft erst mit der Abrechnung des folgenden oder übernächsten Monats ausgezahlt. Werden Überstunden regelmäßig zeitversetzt abgerechnet, kann der Arbeitgeber Beiträge und Lohnsteuer im Auszahlungsmonat berücksichtigen. Diese Vereinfachung muss einmalig mit der Einzugsstelle abgestimmt werden. Sie gilt auch bei zwischenzeitlich geänderten Beitragssätzen oder Beitragsbemessungsgrenzen.

Bei einer nur teilweise beitragsfreien Zeit im Auszahlungsmonat bleibt die Vereinfachungsregel anwendbar. Ist der gesamte Monat beitragsfrei, müssen die Überstunden dagegen dem vorherigen Abrechnungszeitraum beziehungsweise dem Monat ihrer Entstehung zugeordnet werden. Im Beispielsfall werden die Septemberstunden zweier Beschäftigter im Oktober abgerechnet. Die Oktoberstunden können bei einer vom 27. bis 30. November beitragsfreien Person im November berücksichtigt werden. Bei einer im gesamten November beitragsfreien Person ist die Oktoberabrechnung zu korrigieren.

Werden Überstunden aus mehreren Monaten zusammen ausgezahlt, kann der Arbeitgeber sie wie eine Einmalzahlung verbeitragen. Die Auszahlung muss dann spätestens am 31. März des Folgejahres erfolgen. Eine über mehr als zwölf Monate und mehrere Veranlagungszeiträume nachgezahlte Überstundenvergütung kann weiterhin unter die Fünftelregelung fallen. Seit 2025 ist dies nicht mehr im Lohnsteuerabzugsverfahren möglich, sondern nur noch über die Einkommensteuerveranlagung. Die Nachzahlung ist in Zeile 10 der Lohnsteuerbescheinigung auszuweisen. Umlagen zu U1 und U2 fallen auch bei der Behandlung als Einmalzahlung an.